La mayor parte del trabajo duro ya está detrás de ti, y estás listo para poner en marcha tu sistema ERP. Has planeado, diseñado y probado cada aspecto del sistema, y estás seguro de que ahora es el momento.
Sin embargo, antes de dar ese salto final, es importante considerar si realmente estás listo para activar el sistema.
Hoy, hablaremos sobre cómo construir un plan de transición para la activación de un ERP. Con esta guía, podrás avanzar con confianza y maximizar tus probabilidades de éxito a largo plazo con el ERP.
6 Componentes para Incluir en tu Plan de Transición para la Activación de un ERP
1. Verificación de Errores
El primer paso en tu plan de transición debe ser la verificación exhaustiva del sistema ERP en busca de cualquier tipo de errores que puedan impedir su funcionalidad.
Idealmente, la solución debería estar completamente libre de problemas en el momento de la activación, pero eso rara vez ocurre. Por lo tanto, necesitas centrarte en solucionar los problemas más importantes que podrían causar un daño serio a tus datos y operaciones.
En el lenguaje del sector, estos se conocen como errores de Severidad 1 y Severidad 2. Los errores de Severidad 1 son completamente críticos y requerirían que detengas tu implementación hasta que se resuelvan. Los errores de Severidad 2 son un poco menos graves, pero aún así tendrían un impacto mayor en tu negocio.
2. Asegurarse de que las Pruebas Estén Completas
Para cuando estés listo para la activación, tu solución ERP debería haber pasado por muchos procesos de prueba diferentes, incluyendo:
- Pruebas unitarias
- Pruebas de procesos
- Pruebas de integración de sistemas
- Pruebas de aceptación del usuario
La razón detrás de este escrutinio es asegurar que la solución pueda ejecutar todas las personalizaciones y configuraciones que has integrado.
Aunque obviamente deseas que el software pase cada prueba con éxito, es igualmente importante asegurarse de que las pruebas mismas estén bien planificadas. Concéntrate en la calidad de cada prueba, así como en la cobertura que proporciona. Incluye una variedad de escenarios diferentes y asegúrate de que tus empleados sepan cómo funciona cada característica.
Este enfoque garantiza que no experimentes contratiempos inesperados una vez que tu fuerza laboral adopte el sistema.
3. Reunir tus Recursos
Hay múltiples partes interesadas que deben estar disponibles para intervenir si algo técnico u organizativo sale mal en el gran día de la activación. Estos incluyen:
- Expertos en ERP
- Expertos en gestión de procesos empresariales
- Consultores en gestión del cambio
Tu trabajo es reunir a estas partes interesadas y pedirles que estén disponibles durante el proceso de transición.
En algunas oficinas más pequeñas, podrías ser capaz de reunir físicamente a todos los miembros críticos del equipo en una sola habitación. En un entorno de trabajo remoto o híbrido, puedes pedirles que se conecten virtualmente. De cualquier manera, asegúrate de que su atención esté en el proyecto cuando sea el momento de hacer el cambio.
Tener expertos cercanos al proyecto en espera puede infundir confianza y tranquilizar a todos.
4. Asegurarse de que la Migración de Datos esté Completa
Ya sea que estés implementando una solución puntual o uno de los 10 mejores sistemas de software ERP, la fase de migración de datos es una de las partes más importantes de una implementación de ERP.
Cuando llegue el momento de activar tu sistema, querrás que el proceso esté completamente finalizado. También querrás que tus datos sean fiables.
Si tus datos no son fiables, necesitarás limpiarlos y estandarizarlos para tener una única fuente de verdad para la toma de decisiones.
Por eso, la etapa de migración de datos debe completarse lo antes posible. Puede que tome un poco más de tiempo al principio, pero ahorrarás tiempo y dinero al cuidar estos problemas ahora en lugar de hacerlo más tarde.
5. Calmando los Nervios
Piensa en la fecha de activación de tu ERP como la noche de estreno de una obra de teatro que has estado ensayando durante meses. Aunque todos están mayormente emocionados, también hay un ambiente general de nerviosismo.
Gran parte de esta inquietud entre los empleados se debe a que ellos serán los que finalmente utilicen el software.
Idealmente, has estado enfocándote en la gestión del cambio organizacional (GCO) desde el principio, pero no dejes de hacerlo a medida que te acercas a la línea de meta. Mantén a tus empleados comprometidos, informados y tranquilos a medida que te acercas a la fecha final en tu cronograma de proyecto. Responde a sus preguntas y asegúrate de que estén completamente capacitados en las funciones aplicables a sus roles.
6. Preparar tu Ambiente de Producción
¿Definirías tu entorno de producción actual como “listo”? ¿Dirían lo mismo todos los demás miembros del equipo del proyecto?
Un entorno de producción completamente preparado es aquel que tiene toda la infraestructura necesaria en su lugar y está listo para funcionar al máximo nivel.
Antes de avanzar, asegúrate de que las siguientes actividades estén completas:
- Has habilitado configuraciones.
- Has cargado usuarios en el sistema.
- Has activado todos los roles de seguridad.
- Has definido puntos de integración.
- Has revisado esos puntos para obtener respuestas.
- Has comprado y configurado todo el hardware necesario según se requiera.
Con todos estos pasos en su lugar, podrás enfocarte menos en la preparación administrativa cuando llegue el gran día. Todo estará preparado y esperándote, y podrás anticipar menos contratiempos.
The Day is Here, but are You Ready?
Cuando lo definas por primera vez, tu cronograma de ERP puede parecer excesivamente largo. Sin embargo, antes de que te des cuenta, esa fecha de puesta en marcha que marcaste en rojo en el calendario finalmente está en el horizonte.
Mientras que los días previos a la transición estarán llenos de nervios y emoción, no tienes que estresarte. Puedes sentirte preparado con un sólido plan de transición y corte para la puesta en marcha del ERP.
Si necesitas asistencia con cualquier parte de tu implementación, nuestra empresa de consultoría ERP está aquí para ayudar. Contáctanos a continuación para una consulta gratuita.
