¿Eres un gerente de departamento tratando de justificar un ERP? Convencer a la alta dirección de adoptar una implementación puede ser una tarea titánica, pero es crítica. Sin el apoyo ejecutivo, es imposible obtener los recursos necesarios para poner en marcha el proyecto.
Al construir un caso de negocio, es útil ser lo más detallado posible. En otras palabras, debes describir todas las funciones empresariales relevantes del ERP y resaltar los beneficios que proporcionarán a tu organización.
Si puedes articular cómo el software ERP puede ayudar a automatizar, simplificar y optimizar los procesos en las áreas funcionales, estarás un paso más cerca de obtener el apoyo ejecutivo.
Hoy, estamos delineando las funciones empresariales que se encuentran en la mayoría de los sistemas ERP para que puedas determinar qué beneficios incluir en tu caso de negocio.
7 Funciones Empresariales de ERP con Beneficios Medibles
1. Finanzas, Contabilidad y Cuentas por Pagar/Cobrar
Si bien el software ERP ofrece una gran cantidad de beneficios, ninguno es más buscado que aquellos que permiten procesos financieros más simples y transparentes.
Cuando implementas ERP, obtienes un mayor control sobre casi todos los aspectos de tus operaciones financieras. No solo los módulos del sistema ayudan a organizar volúmenes de datos financieros, sino que también automatizan muchas tareas que antes eran manuales.
Esto reduce significativamente el riesgo de errores humanos y reportes inexactos. También ayuda a los miembros del equipo a realizar sus trabajos de manera más eficiente.
De hecho, toda la actividad financiera dentro de tu organización puede beneficiarse de un sistema ERP. Ya no estarás atado a sistemas heredados o archivos en papel, sino que podrás trabajar directamente dentro de una interfaz moderna e integrada.
El resultado son mayores niveles de productividad, transparencia y calidad que tus empleados y clientes apreciarán.
2. Servicio al Cliente
Según investigaciones recientes, las empresas que se enfocan en mejorar la experiencia del cliente ven aumentos en los ingresos de hasta el 80%. Además, hasta dos tercios de las empresas compiten únicamente en la experiencia del cliente, y el 73% de los compradores dicen que esto ayuda a dirigir su decisión de compra.
¿La conclusión? Nunca ha sido más importante priorizar tus iniciativas orientadas al cliente. Una forma de hacerlo es optimizando tu enfoque hacia el comercio electrónico.
Cuando los usuarios interactúan con tu sitio, es crucial saber cómo llegaron allí, qué están navegando, cuánto tiempo pasan en cada artículo y qué compran finalmente.
Un sistema ERP puede proporcionar estos conocimientos. Con ERP, puedes crear promociones personalizadas que atraigan a las preferencias de los usuarios y fomenten el comportamiento de compra repetida.
Muchos sistemas ERP tienen funcionalidad de comercio electrónico integrada, y aquellos que no la tienen generalmente se integran con sistemas de comercio electrónico de terceros. Al seleccionar el software adecuado, puedes asegurarte de que tu función de comercio electrónico no opere de manera aislada. En cambio, todos los datos recopilados se retroalimentan en tu plataforma central, donde puedes utilizarlos para tomar decisiones importantes y desarrollar nuevas campañas.
3. Gestión de la Cadena de Suministro
¿Tu empresa se ocupa diariamente de materiales, inventarios, ensamblaje y personal de línea? Si es así, sabes que puede ser un desafío gestionar tantas piezas en movimiento.
Necesitas visibilidad en tiempo real de cada aspecto de tu cadena de suministro, pero no deberías tener que depender de una serie de sistemas dispares para lograrlo.
Con una plataforma ERP, un sistema MRP o un sistema de gestión de la cadena de suministro, toda la información que necesitas está centralizada y es fácilmente accesible. Esto te permite optimizar tus procesos de fabricación, tanto a nivel nacional como internacional.
También puedes supervisar todas las partes de tu actividad de producción, lo que facilita ver y evaluar tus niveles de inventario actuales, datos de compras, actividad de cuentas por pagar y más.
Además de facilitar operaciones más fluidas, ERP hace que sea fácil ajustar tus procesos de un país a otro considerando diferencias como:
- Requisitos de cumplimiento de fabricación
- Fluctuaciones de moneda
- Leyes de importación/exportación
Finalmente, si ocurre algún problema o está a punto de ocurrir dentro de tu cadena de suministro, ERP te permite detectarlo de inmediato y tomar medidas lo antes posible.
Por ejemplo, se te alerta automáticamente cuando los materiales críticos están a punto de agotarse, lo que te permite reponerlos antes de que esto ocurra.
4. Procesamiento de Pedidos
Cuando llega un nuevo pedido, ¿cómo lo procesa actualmente tu equipo? A partir de ahí, ¿cómo rastrean los empleados para asegurarse de que llegue al destino correcto?
Lo más probable es que haya un flujo de trabajo extenso que requiera transferencias de datos entre varios departamentos, miembros del equipo y puntos de contacto. En cualquier punto de ese proceso, la información valiosa podría perderse o malinterpretarse.
Con una solución ERP, puedes gestionar mejor todas las áreas de tu proceso de gestión de pedidos, incluyendo:
- Entrada inicial de pedidos
- Verificación de crédito
- Envío de productos
- Análisis de ventas
- Informes de ventas
Si tu empresa vende bienes de cualquier tipo, necesitas una plataforma ERP que ayude a los miembros del equipo a gestionar el inventario, el envío y otras tareas de cumplimiento de pedidos.
Busca un sistema que incluya un módulo de procesamiento integrado para facilitar estos esfuerzos. Muchos de estos sistemas están equipados con módulos de interfaz de cliente que se integran directamente con el sitio web de tu empresa.
5. Recursos Humanos
Según un informe reciente, el 88% de los líderes de recursos humanos sienten que son un socio estratégico en su organización. Para contribuir al éxito de su empresa, la mayoría depende de una serie de tareas administrativas que deben completar a diario, la mayoría de las cuales son increíblemente laboriosas y consumen muchos recursos.
De hecho, el mismo informe reveló que los gerentes de recursos humanos pasan al menos cuatro semanas completas al año en tareas manuales. Específicamente, el 23% de los líderes de recursos humanos informan que navegan manualmente por las nuevas regulaciones federales, estatales y locales. El veinte por ciento ingresa manualmente datos como la verificación de talones de pago, la actualización de datos de empleados y la presentación de depósitos directos. Finalmente, el 19% procesa manualmente la información de rendimiento de los empleados.
El software ERP puede simplificar y automatizar todas estas funciones. Algunas de las áreas donde los miembros del equipo de recursos humanos pueden beneficiarse más incluyen:
- Gestión de empleados
- Gestión de nómina y compensaciones
- Gestión de tiempo y asistencia
- Evaluaciones de empleados
- Nuevas contrataciones
- Capacitación de empleados
- Ofertas de trabajo
Además de la gestión básica de la base de datos de empleados, los trabajadores de recursos humanos también pueden usar la plataforma para crear informes y análisis detallados sobre el rendimiento de los empleados. De esta manera, toda la información está en un solo lugar y es fácilmente accesible.
Aunque no todas las organizaciones requerirán herramientas tan robustas, aquellas que las necesitan a menudo encuentran que hay muy pocos proveedores más allá de los proveedores de ERP que las ofrezcan fácilmente.
6. Gestión de Proyectos
Cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, involucra actividades clave como facturación, gestión de gastos y gestión de capital humano. Cuando estas actividades están dispersas, puede ser difícil para los equipos de servicios al cliente asegurarse de que han contabilizado todo.
Con ERP, toda la información se almacena en el mismo lugar, por lo que es fácil incorporar estos datos en tu balance general. De esta manera, puedes asegurarte de estar asignando los recursos adecuados a un proyecto determinado.
La funcionalidad de gestión de proyectos también tiene muchos beneficios de informes. Con unos pocos clics, los usuarios pueden rastrear indicadores clave de rendimiento (KPI), como los costos del proyecto, y proporcionar informes detallados a todas las partes interesadas.
Los usuarios también pueden establecer hitos intermedios del proyecto para ser alcanzados en una fecha determinada y luego agrupar costos y beneficios dentro de cada hito utilizando capacidades automatizadas de clasificación y filtrado. Esto les da a los gerentes una comprensión más clara del estado de cada proyecto, así como de cualquier cambio que deba realizarse.
7. Gestión de Relaciones con Clientes
Los sistemas ERP que incluyen funciones de CRM (“Gestión de Relaciones con Clientes” por sus siglas en ingles) pueden incorporar datos de relaciones con clientes en tu base de datos centralizada. De esta manera, cada actividad empresarial que realices se vincula con el valor que estás entregando a los usuarios finales.
En segundos, los empleados pueden acceder a toda la información que necesitan sobre cada cuenta, incluidos contactos, historial de pedidos y estado de los prospectos.
Cuando esta información está digitalizada y se actualiza automáticamente, los miembros del equipo pueden realizar fácilmente tareas como:
- Completar órdenes de compra
- Crear recordatorios de cuentas por cobrar
- Alertar a los ejecutivos de cuenta para hacer seguimiento a los prospectos en el pipeline de ventas
Muchos tipos de software CRM se venden como sistemas independientes y se enfocan en actividades orientadas al exterior, como:
- Interacciones con clientes
- Gestión de pipeline
- Seguimiento de ventas
- Actividades de prospección
- Desarrollo de campañas de marketing
Sin embargo, hay una gran ventaja en integrar las funcionalidades de CRM y ERP. Cuando lo haces, puedes alinear tus actividades enfocadas en el cliente con tus procesos de back-end y datos operativos. Esto permite un control centralizado de cuentas y contratos.
Si los sistemas están separados, los usuarios deben recuperar estos datos alternando entre dos plataformas. Al integrar, puedes eliminar el riesgo de duplicación o inexactitud de datos, y facilitar la colaboración entre departamentos.
Cómo Optimizar los Beneficios Funcionales del ERP
Es cierto que el software ERP puede automatizar muchas de las áreas funcionales descritas anteriormente, así como muchas otras. Sin embargo, depender del ERP para transformar completamente tu empresa podría ser una receta para el fracaso del ERP.
¿Por qué es esto así? Si tus procesos empresariales actuales son ineficientes, entonces no tiene sentido automatizarlos, incluso si estás implementando un sistema robusto como SAP u Oracle. Si lo haces, seguirás experimentando la mayoría de los mismos problemas que ya estás sintiendo.
En su lugar, recomendamos tomarte el tiempo para optimizar estas áreas clave antes de comenzar la selección de ERP. Comienza realizando talleres de recopilación de requisitos. Aquí es donde mapearás tus procesos actuales e identificarás oportunidades para la mejora de procesos o la reingeniería de procesos empresariales.
Cuando mejoras tus procesos, la implementación de tu ERP ya no es un proyecto de TI, sino una iniciativa estratégica que es más probable que los ejecutivos apoyen.
Debes Comprender las Funciones Empresariales del ERP Antes de Construir un Caso de Negocio
Hay muchas características diferentes de ERP y comprender cómo funciona cada una será fundamental para construir tu caso de negocio.
Nuestro equipo de consultoría de ERP está bien informado sobre las diversas funciones empresariales de ERP, y podemos ayudarte a entender cómo cada una podría alinearse con tus objetivos organizacionales. Si estás listo para convertir tu proyecto de TI en una iniciativa empresarial estratégica, solicita una consulta gratuita a continuación para reunirte con nuestros consultores de ERP.
