Tienes muchas decisiones que tomar durante una implementación de ERP. Una de las decisiones más importantes es qué tipo de implementación de ERP deseas seguir.
¿Quieres hacer un despliegue gradual? ¿Quieres poner todo en funcionamiento a la vez?
El último se conoce como una implementación Big Bang. Esto puede funcionar bien para algunas organizaciones, pero no siempre se recomienda para otras.
Hoy, estamos discutiendo las implementaciones Big Bang vs. las implementaciones por fases, para que puedas sopesar los pros y los contras y decidir cuál es la mejor opción para tu empresa.
¿Qué es una implementación Big Bang?
El término “implementación ERP Big Bang” se utiliza para describir un escenario de puesta en marcha donde se migra al nuevo sistema en un solo momento. Esto significa que todos los módulos y oficinas de la empresa entran en funcionamiento simultáneamente.
Las implementaciones ERP Big Bang funcionan mejor para organizaciones que solo tienen una o dos áreas funcionales que usarán el nuevo software.
Incluso en estos casos, una falla del sistema sería desastrosa, por lo que siempre recomendamos que las empresas desarrollen un plan de contingencia para asegurarse de que pueden recuperar sus datos si es necesario.
Una de las principales desventajas del enfoque Big Bang en ERP es que podrías perder la oportunidad de resolver gradualmente errores y problemas de compatibilidad. Como resultado, podrías descubrir un problema importante cuando ya estés en vivo. Por eso, las técnicas de prueba de sistemas ERP y validación de datos son esenciales.
A pesar de los riesgos, el enfoque Big Bang en ERP tiene muchos beneficios.
Principalmente, las empresas que gestionan con éxito una implementación Big Bang pueden disfrutar de un despliegue más rápido y de menor costo que las empresas que extienden el proceso de implementación durante un período de tiempo más largo.
¿Qué es una implementación ERP por fases?
Con un enfoque de implementación por fases, estableces varias fechas de puesta en marcha pequeñas para cada fase de tu proyecto, en lugar de una única fecha que afecte a toda tu empresa.
Puedes establecer hitos basados en variables como:
- Módulo
- Unidad de negocio
- Ubicación geográfica
Por ejemplo, podrías poner en marcha el departamento de contabilidad un día y las operaciones de inventario y almacén en otro.
¿Por qué las empresas querrían gastar el tiempo y el dinero que requiere una implementación por fases? Después de todo, una de las principales desventajas de un enfoque por fases es que puede llevar una cantidad significativa de tiempo.
La respuesta radica en la mejora de la usabilidad y la adopción. Uno de los mayores beneficios de un despliegue por fases es que da a los empleados más tiempo para aprender y adaptarse al nuevo software ERP.
Si estás realizando fases por módulo, puedes escalonar la capacitación de los usuarios finales para que los empleados tengan más tiempo para asimilar ciertos aspectos del sistema; y si estás realizando fases por unidad de negocio o ubicación geográfica, puedes desarrollar un enfoque de gestión del cambio organizacional más específico.
En última instancia, muchas organizaciones eligen un enfoque de implementación ERP por fases porque les permite identificar y solucionar problemas del sistema más pequeños e incrementales.
Puente entre los Sistemas ERP Antiguos y Nuevos
Algo a tener en cuenta si estás considerando un enfoque de implementación ERP por fases es que probablemente necesitarás mantener tus sistemas antiguos y nuevos temporalmente conectados mientras migras los datos. Esto asegura que los empleados tengan todos los datos que necesitan para hacer su trabajo.
Aunque esto pueda parecer complicado, hay ajustes en el sistema que puedes hacer para establecer el puente y garantizar la funcionalidad.
Por ejemplo, puedes usar interfaces especializadas para crear la conexión y establecer procedimientos operativos estándar (SOP) para definir cómo operarán los procesos empresariales durante el período interino.
El Enfoque Híbrido
Si tu equipo de proyecto está en un punto muerto, podrías considerar combinar ambos enfoques, en lugar de ver la elección como un escenario de “o uno o el otro”.
Un método popular es utilizar una implementación Big Bang para unidades de negocio más pequeñas y pasar a una implementación por fases para unidades de negocio más grandes.
Seleccionando el Método de Implementación de ERP Adecuado
Si estás en la fase de pre-implementación de tu proyecto y estás tratando de decidir entre una implementación ERP Big Bang y un enfoque de implementación por fases, es útil comprender las necesidades únicas de tu negocio. Lo que funciona para una empresa podría no funcionar para otras.
Si tienes múltiples sitios o unidades de negocio, una implementación ERP por fases suele ser lo más práctico. Sin embargo, si estás al frente de una organización más pequeña y estás dispuesto a asumir el riesgo de un enfoque Big Bang en ERP, podrías disfrutar de un proyecto más rápido y rentable.
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